¿Cómo Calificar a un Administrador de Propiedades? – Guía de Inversiones

El administrador de propiedades es la persona que se encarga de representarte y de cuidar tus propiedades cuando tú no estás presente, a través de esta guía de inversiones sabrás cómo calificar a esta persona fundamental en la administración de tus inmuebles.

En ese sentido, hay tres tipos de administrador de propiedades. El primero, se encarga de compañías muy grandes que manejan portafolios de hasta más de 100, 200 unidades o 200 apartamentos, casas, etc. Estas personas se dedican a hacer esto de lleno. Tienen un equipo completo que maneja todo

El segundo está encargado de compañías más pequeñas. Son negocios de dos personas. Podría ser una pareja la que lo administra. El promedio de propiedades va de 25 a 50. El tercer administrador eres tú.

“Tú puedes ser tu propio administrador de propiedades” 

Esa es una frase que se escucha mucho en los bienes raíces, sin embargo, no es algo recomendable. Hay ocasiones en las que simplemente no se está en la capacidad de contratar a otra persona porque estamos empezando o tratando de rendir la mayor cantidad de dinero posible. Con el tiempo, sí te aconsejamos que empieces a contratar a una persona que se dedique, exclusivamente, a administrar estas propiedades, porque necesitarás ahorrar tiempo y distribuirlo para seguir construyendo y expandiendo ese portafolio de bienes raíces, este es un paso fundamental dentro de la guía de inversiones.

¿Por qué los administradores de propiedades son necesarios?

Cuando tú quieres contratar un administrador de propiedades es porque quieres utilizar la experiencia de este individuo para que delegues otro tipo de responsabilidades y te puedas enfocar en otras cosas. 

La regla de oro, para Novarise, es por lo menos un promedio de cinco años. Este lapso es suficiente para hacer que un proyecto pase al nivel en el que ya está establecido y se mantiene a flote adecuadamente. Esto quiere decir que esta empresa, o este equipo de personas que se dedican a administrar propiedades, ya sabe cómo sustentarse, sabe cómo es el negocio, cómo es la vuelta, etc. 

La segunda pregunta que te deberías hacer para calificar a un administrador de propiedades es qué tanto ha hecho para adaptar su negocio a los cambios tecnológicos. Esto es importante porque la tecnología no se detiene. Hoy es Facebook, mañana Instagram, luego Twitter, después TikTok y así sucesivamente. Con esto no quiere decir que todo administrador de empresas tiene que tener la tecnología más nueva, pero dependiendo del portafolio que maneja, debe tener algún tipo de conocimiento o expansión referente a este tema.

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Un administrador de propiedades que se adapte a las tendencias puede ser más productivo

Es decir, si manejas un portafolio de 17 unidades, que es muy grande, debes contar con un sistema de software bien organizado, con los programas necesarios, que genere emails y documentos. En otras palabras, necesitas estar bien equipado, porque esto te ayuda a administrar mejor cada una de las propiedades. 

  • La tercera pregunta podría ser qué tipo de servicios ofrece tu compañía de administración de empresas. No todas las compañías funcionan o trabajan igual. 

Hay empresas que te quieren ofrecer colecta de tu renta. Es decir, se encargan solo de colectar la renta y arrendar el apartamento; pero hay otras que cubren todo: El mercadeo de la propiedad, búsqueda del inquilino, revisar y chequear todo el proceso, el crédito, el chequeo criminal, equipo de albañiles, electricistas y de más. 

Generalmente, el servicio de manejar propiedades se trata solamente de esto. Todo lo que va por encima, la empresa lo que hará es pasarte la factura y cobrarte más por el servicio, pues todo depende de cada caso y es algo que debes apuntar en tu guía de inversiones.

  • Cuarta pregunta: ¿De qué tamaño es el portafolio de propiedades que manejas? Si tienen un equipo pequeño, de dos o tres personas, y manejan un portafolio de 100 propiedades, ¿cómo podrías pensar en que van a manejar adecuadamente la tuya? Esto no es una buena indicación. 

Otra cosa es que sean compañías industriales, que son excesivamente grandes, con muchísima experiencia. Si tú estás buscando esto, porque tienes edificios y quieres que lo empiecen a manejar, es una buena oportunidad para trabajar de la mano con ellos. 

  • ¿Manejan algún tipo de propiedad en el área? Necesitas saber esto porque, si es una compañía pequeña, quieres saber si tiene experiencia con otra persona que no seas tú. Eso quiere decir que el administrador de propiedades conoce las reglas, regulaciones, leyes y te puede colaborar con la expansión de tu portafolio. 
  • ¿Qué otras áreas cubres en esta zona? Esto es importante saberlo por si quieres expandirte en otras áreas que desconoces. Este administrador te podría asesorar súper bien.

Es importante saber el tipo de propiedades que maneja – Guía de Inversiones

No todo el mundo tiene el mismo portafolio. Hay personas que solo se dedican a rentar casas a una sola familia. Otros a rentar edificios. Están aquellos que trabajan, exclusivamente, con portafolios de propiedades comerciales como galpones, negocios, etc. También, hay administradores que manejan lo relacionado con sección ocho o secciones en zonas populares, que son un poco más difíciles de manejar.

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Mientras más conocimiento tenga el administrador sobre lo que quieres, mejor será

Tú necesitas contratar un administrador que se especialice únicamente en lo que tú quieres hacer o que tenga experiencia en eso que te llama la atención. Otra pregunta muy necesaria es cómo determinar la renta de la propiedad. Esto, porque uno sabe cuando la gente lo está haciendo bien o mal. Un buen administrador de propiedades te dirá exactamente cómo hacerlo y te explicará el proceso de inicio a fin. Te dirá cuánto pedir, por qué pedir esa cantidad, fundamentándose en qué y muchas cosas más. 

Como inversionista siempre se busca la mayor cantidad de dinero posible, pero también esta cantidad viene determinada por el mercado y la zona. Si empiezas a exigir una renta que no corresponde con la propiedad puede ocurrir que no se rente. Pierdes tú y pierde el inquilino y es algo que debes tomar muy en cuenta dentro de tu guía de inversiones. 

  • ¿Qué tipo de estrategias utilizas para llenar una propiedad que está vacante en corto tiempo? Hay propiedades que llevan paradas más de un mes. Eso no es un buen número. Hay veces que tenemos una hipoteca que ya está en camino. ¿Cómo haces? Es preferible tomarte el tiempo de buscar a una persona de confianza, que tenga la capacidad de pagar la renta a tiempo y que sea responsable y tenga valores. 

Que el administrador de empresas tenga muy claro cuáles son las leyes de la zona también es importante. Esa persona tiene que saber las legislaciones y estar al tanto para manejar adecuadamente el arrendamiento de ese servicio. Lo último que quieres es que te demanden. Entonces, él deberá decirte si necesitas un smoke detector, o no, cuántas personas están permitidas legalmente para vivir en la propiedad, cuáles son los grupos protegidos por la ley. Es decir, tienes que asegurarte de que esa persona conozca las leyes locales porque no quieres meterte en ningún problema. ¡Ojo! Tú también debes estar muy educado sobre este tema. 

El seguro es importante para evitar demandas – Guía de inversiones

Otra cuestión para preguntar es si tiene un part team, o un equipo con roles especializados. Hay empresas que hacen todo por ellas mismas. Son handyman. Se encargan de la electricidad, la albañilería y todo. Eso está bien, siempre y cuando lo sepa hacer, o tenga los contactos adecuados para atender a estos detalles. 

¿Cuentas con algún tipo de seguro? Estados Unidos es el país de las demandas. Mínimo, el administrador tiene que tener un seguro de $1 millón de general liability. Lo último que quieres es contratar a alguien, un albañil por ejemplo, y que este se caiga en tu propiedad y te demande por ello. Todos tienen que tener seguro. Tanto el administrador como tu persona.

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Un accidente en tu propiedad puede generar una costosa demanda en tu contra

Necesario, e imperativo: ¿Cuánto cobras por tus servicios? Generalmente, un administrador de propiedades cobra entre 8% a 12$. Depende de la zona y tamaño de la propiedad. Es algo que debes negociar.

Tienes que saber, además, si la persona cobra por su servicio, aunque la propiedad esté vacante. Si el administrador o compañía te dice que sí, huye. ¿Por qué te tiene que cobrar por un servicio cuando no se lo están dando? Asimismo, ellos cobran 10% de la renta. Sin ningún inquilino, no tienen ningún incentivo para rentarles la propiedad. 

Tener conocimiento sobre cancelar el contrato sin penalidad es algo que tienes que tomar en cuenta. La respuesta, normalmente, es sí. Deberías tener derecho de cancelar el contrato siempre y cuando le produzcas algo por escrito. Si ya esa relación de negocios ya no está funcionando, puedes terminar el servicio y cancelar el contrato. 

Al mismo tiempo, debes saber si hay algún tipo de servicio que te corresponda pagar, además del que te ofrecen. Hay personas o empresas que ofrecen el servicio dentro del 10%. Esto engloba el marketing, chequeo del inquilino, récord criminal, etc. Sin embargo, hay otras que lo cobran por separado. 

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  • ¿Qué procedimiento aplicas para entrevistar a tus inquilinos? Esta persona tiene que, mínimo, darte una idea de lo que ellos hacen, qué formulario utilizan, cuál es el proceso de chequeo, si toman en cuenta las referencias de trabajo, y de más.

¿Qué porcentaje de tu portafolio se encuentra vacante? Normalmente, la regla indica que debería ser 5%. Ningún administrador de propiedades debería tener más de ese porcentaje de sus propiedades vacantes. Ese vacancy existe porque hay personas que consiguen un nuevo trabajo o ahorraron lo suficiente y decidieron comprar su propia casa. Cuando manejas un portafolio de más de 25 propiedades, una o dos estarán vacantes; dependiendo del tamaño del portafolio, asegúrense que no sea más del 5%. 

Asegúrate de la experiencia del administrador – Guía de inversiones

Conocer qué tanto tiempo le toma en rentar una propiedad es necesario. No más de 30 días es un buen lapso. Si pasa este tiempo, algo está sucediendo. Esa persona no sabe cómo hacerlo o el proceso se está retrasando por falta de documentos. Importante: Si ese potencial inquilino no entrega los requisitos a tiempo, no pinta bien. No pierdas el tiempo ahí. 

La pregunta 20 de la guía de inversiones sería: ¿cuál es el proceso para manejar los servicios requeridos? Por ejemplo, hay veces que las cosas se dañan y el mismo inquilino necesita comunicarse con el administrador de propiedades. En otros casos, hay empresas más grandes que mandan al inquilino a una web, para que vaya directamente a esa propiedad a reparar cualquier tipo de problema; o, agarran y llaman al administrador de propiedades y el mismo se encarga de contactar a alguien.

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Los canales de comunicación con tu administrador son un factor esencial para comenzar a trabajar

Por otra parte, necesitas saber qué tan seguido el administrador de propiedades se va a comunicar contigo. Esto es algo que queda de parte de cada persona. Hay muchos que les encanta estar comunicados todo el día. Hablar todo el tiempo. A cada rato. Hay otros que prefieren no ser molestados. Solo quieren recibir la renta y que todo esté en orden. 

En ese sentido, tienes que estar al tanto de cuál es el método de comunicación preferido. En la actualidad, la mayoría de la gente habla  por WhatsApp, texto o email; pero esto no es siempre efectivo. ¿Qué pasa si explota una tubería o se daña el techo? ¿Lo resuelves por WhatsApp? En este caso, llamas y atiendes la situación para saber qué pasó. Todo depende del caso. 

  • ¿Tienes algún tipo de relación con los negocios locales de la zona? Esto es necesario por un motivo principal: Por la velocidad con la que esta persona podría resolver cualquier tipo de problema, de forma eficiente y con los contactos y lugares apropiados.

Por último, sería bueno que supieras si ese administrador de propiedades es inversionista también, o no. Este individuo puede tener la misma mentalidad que tú. Debe tener las mismas ideas. Por ende, tiene más experiencia manejando un portafolio, que los que no lo son. 

Respondiendo estas preguntas de la guía de inversiones que te proporciona Novarise tendrás una noción más clara sobre cómo administrar las propiedades de tu portafolio y cómo socializar con tu administrador para que genere el mayor beneficio a todos los involucrados en el proceso.

Si te ha gustado esta guía de inversiones, recuerda que también tenemos una segunda parte en la te contamos cómo convertirse en un exitoso administrador de propiedades en Estados Unidos.

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